Organiser sa journée

Organiser sa journée semble vraiment simple et banale. Pourtant, c’est ce qui fait la différence entre une journée productive ou non.

20141208 Organiser sa journée

1. Prévoir du temps pour planifier

C’est bien beau d’organiser sa journée. Encore faut-il en avoir le temps. À tous les jours, en arrivant un bureau, je prévois 15 à 30 minutes à mon horaire pour faire le tour des tâches à réaliser, vérifier les réunions à venir et organiser mes dossiers en conséquences. J’en profite aussi pour remplir ma bouteille d’eau, me servir un café et manger une toast rapide si je n’ai pas pris le temps de déjeuner avant de partir de la maison.

2. Commencer par réaliser les tâches désagréables

C’est un principe évident, mais que l’on n’applique rarement. On remets plus facilement au lendemain les tâches que l’on a pas vraiment envie de faire. C’est le conseil le plus difficile à suivre de la liste, je vous le promets! Pour y arriver, j’essaie à tous les jours d’effectuer 3 tâches pénibles avant tout autre chose. Je vous ne le cacherez pas, j’échoue à quelques occasions. La preuve, aujourd’hui, alors que je devrais monter des documents pour une réclamation, j’écris des conseils de productivité sur mon blog. Quelle ironie!

3. Faire une liste des tâches à réaliser

Prenez le temps d’organiser vos idées, vos priorités, vos objectifs, vos dates limites et vos tâches dans une simple liste. Si n’êtes pas un obsédé des listes comme moi, tant mieux! Vous perdrez moins de temps à les peaufiner et vous vous concentrerez sur l’essentiel! Dans mon cas, je note le tout dans la section « Tâches » de mon Outlook ou bien dans « Rappels » sur mon Iphone. Comme je retouche souvent ma liste et que mes dates butoirs changent beaucoup, je trouve qu’il est plus facile d’utiliser un outil numérique plutôt qu’un papier et un crayon. Ce que j’aime particulièrement de cette méthode, c’est que ma liste se synchronise automatiquement entre mon ordinateur et mon téléphone. J’y ai donc accès en tout temps et partout.

4. Ne pas surcharger votre horaire

Lorsque vous vous fixez des objectifs pour la journée, ne surchargez surtout pas votre horaire. Vous serez décourager par la montagne de choses à accomplir, vous risquez de manquer de temps et vous n’aurez pas de jeu pour régler les urgences du moment. Dans mon champ d’expertise, les imprévus sont fréquents. Donc, j’aime toujours planifier seulement mon avant-midi. Mes après-midis sont ainsi réservés pour terminer les tâches du matin qui se sont avérées plus longues que prévues, les réunions de dernières minutes, les situations inattendues et les complications. Lorsque mes journées s’avèrent plus tranquilles, je profite de ce temps pour avancer les objectifs du lendemain ou les projets délaissés.

5. Consulter sa boîte courriel à des heures précises

Êtes-vous sans cesse déranger par des emails? Lire chaque courriel dès leur réception est une perte de temps considérable. Non seulement vous perdrez le fil de vos idées en cours, mais en plus, vous n’êtes pas complètement concentré sur vos courriels non plus et risquez d’en manquer. Pour régler la situation et être plus efficace, prévoyez des périodes dans la journée pour lire, répondre et classer vos courriels. Dans mon cas, j’aime bien m’y mettre en revenant de dîner et avant de quitter le bureau.

6. Préparer votre journée la veille

À tous les soirs, je prends toujours un petit moment pour faire le point sur ma journée, faire le ménage de mon bureau, classer mes dossiers, survoler et compléter mes notes de réunion, vérifier mon calendrier et revoir ma liste de tâches. Cette étape peut paraître un peu inutile puisque je me prévois aussi du temps en début de journée pour m’organiser. Cependant, je vous assure qu’il est plus agréable de rentrer dans un bureau en ordre le matin et que vous serrez plus serein à la maison en bouclant correctement votre journée de travail.

Sur ce, je vous laisse vous organiser. Bonne journée de travail à tous!

 

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