Noter efficacement

J’ai parfois l’impression que je passe tout mon temps en réunion. J’ai tellement de rendez-vous qui figurent à mon agenda professionnel que j’ai à peine le temps de travailler.

20140619 Noter efficacement

Pour éviter de perdre des minutes précieuses, je m’assure donc de prendre des notes très claires et bien organisées. J’ai pensé que vous aimeriez peut-être connaître mes trucs et astuces.

1. Préparer la réunion

N’arrivez jamais à une réunion sans être préparé. Vous perdrez votre temps et ferez perdre aussi celui de tous les autres au tour de la table. Amusez-vous à ajouter un taux horaire à chaque individu et vous serez peut-être surpris du montant que votre compagnie peut perdre lors une réunion mal dirigée.

Personnellement, j’aime bien faire le tour de l’ordre du jour, relire mes anciennes notes et ressortir les éléments importants ou les points à soulever. Je regroupe tous les documents que je juge pertinents dans un dossier de réunion bien identifié et j’y ajoute des feuilles de prises de notes.

20140619 Dossier de notes

Il existe plusieurs modèles de feuilles de notes. La plus répandue comprend trois colonnes et répond aux questions qui, quoi et quand. Si comme moi, vous n’êtes pas très à l’aise avec cette formule, sachez qu’il existe plusieurs autres options. Ma préférée comporte une petite section d’aide-mémoire à gauche où je peux noter des mots-clés, les dates importantes ou les personnes attitrées, une grande section à droite pour y prendre des notes et une autre petite section dans le bas pour regrouper les actions à prendre. 20140619 Template pour notes

2. Assister à la réunion

L’important dans une réunion est surtout d’écouter! Ne passez pas tout votre temps à noter chaque mot. N’oubliez surtout pas que le seul objectif de prendre des notes est de pouvoir agir par la suite.

Il y a plusieurs moyens d’accélérer le processus:

  • Arrivez 5 à 15 minutes à l’avance et profitez-en pour remplir la cartouche. Vous montrerez ainsi aux autres que vous êtes ponctuels et organisés.20140619 Cartouche
  • Évitez les couleurs différentes. Jonglez avec plusieurs crayons peut s’avérer longs et dérangeants.
  • Utilisez des symboles pour vous repérez plus rapidement.20140619 Symboles
  • Faites ressortir les mots-clés. Si nécessaire, ajoutez des titres ou des sous-titres à vos notes. Il vous sera ainsi plus facile de retrouver les informations importantes plus tard.
  • Notez vos questions, plutôt que de les poser immédiatement. Il est toujours impoli de couper l’interlocuteur et il est souvent imprudent d’essayer seulement de se fier à sa mémoire.

3. Réviser la réunion

Avant de quitter le bureau, prenez le temps de relire toutes vos notes de réunion de la journée. Prenez bien le temps de compléter vos idées. N’oubliez pas que vous devrez vous comprendre en relisant le tout plus tard. N’ayez pas peur d’écrire un petit résumé si vous n’être pas satisfait du résultat. Faites également ressortir toutes les actions à prendre bien éviter d’en oublier plus tard.

N’attendez surtout pas au lendemain, car le tout sera déjà beaucoup plus flou dans votre esprit et vous perdrez beaucoup de temps à essayer de tout remettre en ordre.

4. Agir

Maintenant que vos notes sont compréhensibles et bien organisées, vous devez vous mettre au boulot. Ajoutez les tâches à exécuter et les échéanciers à respecter dans votre liste quotidienne et agissez! Faites le suivi et rangez votre dossier de réunion là où vous pourrez le retrouver facilement.

Bonne réunion à tous!

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